Kwaliteit

Sinds 2019 voeren we het Kwaliteitslabel Sociaal Werk. Dit is een uniek kwaliteitslabel voor de branche en staat voor Sterk Sociaal Werk. Het bevestigt ons vakmanschap en onze kwaliteit van dienstverlening, bedrijfsvoering en besturing. Wij blijven ons inzetten om de kwaliteit hoog te houden. In december 2021 zijn we opnieuw gecertificeerd voor het kwaliteitslabel Sociaal Werk.

Klachten

Onze medewerkers doen hun best om je zo goed mogelijk te helpen. Toch kan het gebeuren dat je niet helemaal tevreden bent. Als dit zo is, laat het ons dan weten. Je kunt dit het beste eerst te bespreken met je hulpverlener. Vaak kom je er dan samen wel uit.

Kom je er niet uit met je hulpverlener? Dan kun je ook schriftelijk een klacht indienen. Je klacht komt dan bij de persoon die de klacht het best kan oplossen. Vaak is dat een leidinggevende. Hij of zij probeert zo snel mogelijk een oplossing te vinden. Wij behandelen jouw klacht altijd zorgvuldig en vertrouwelijk.
Ben je daarna nog niet tevreden? Dan kun je jouw klacht indienen bij een onafhankelijke klachtencommissie. Hoe je dat kunt doen lees je in ons klachtenreglement.

Privacy

Om de juiste hulp of ondersteuning te kunnen geven, is het meestal nodig om jouw (persoons)gegevens vast te leggen. Persoonsgegevens zijn gegevens zoals je naam, geboortedatum of e-mailadres, maar ook informatie over bijvoorbeeld de situatie thuis of geldzaken. Wij gaan vertrouwelijk met deze gegevens om. Wil je weten welke gegevens we vastleggen, wanneer we jouw gegevens delen met anderen en wat jouw rechten zijn? Kijk dan hier voor meer informatie.

Waarom leggen we jouw gegevens vast?

Zodra je je bij ons hebt aangemeld maken we een dossier over jou aan. In het dossier staan persoonsgegevens. We bewaren alleen gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen helpen of ondersteunen. Om bijvoorbeeld de voortgang van hulp bij te houden, is het belangrijk om gespreksverslagen te bewaren. Ook is het vastleggen van gegevens handig wanneer een andere collega binnen onze organisatie de hulpverlening over zou moeten nemen.

Welke gegevens leggen we vast?

Welke gegevens we vastleggen hangt af van het soort ondersteuning of hulp die we bieden. De belangrijkste persoonsgegevens die we vastleggen zijn in elk geval je naam, adres en contactgegevens. Soms moeten we ook je Burgerservicenummer vastleggen. Daarnaast leggen we vast hoe we je ondersteunen of helpen, denk bijvoorbeeld aan gespreksverslagen of hulpverleningsplannen.

Waar leggen we gegevens vast?

We leggen de gegevens vast in een digitaal dossier. Alle dossiers worden opgeslagen in een beveiligd computersysteem. We bewaren je dossier tenminste drie jaar. In sommige gevallen verplicht wetgeving ons om dossiers langer te bewaren, bijvoorbeeld wanneer het gaat om jeugdhulp. Alleen hulpverleners die bij jou zijn betrokken hebben inzage in jouw dossier.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je eigen dossier in te zien. Je kunt een kopie van het dossier opvragen door dit formulier in te vullen. Ook via ‘Mijn dossier’ kun je toegang krijgen tot je dossier. Je kunt login gegevens aanvragen via jouw hulpverlener.
Als je het nodig vindt om aanvullingen in je dossier te doen of informatie wilt laten verwijderen, dan kan dat. Laat dit dan weten aan jouw hulpverlener. In bepaalde gevallen kan of mag IMW gegevens niet verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van groot belang is voor een ander dan jezelf. Of als IMW dit verplicht is door een wettelijk voorschrift of als daarover tussen jou en IMW overeenstemming bestaat.

Kinderen tot 16 jaar

Voor kinderen tot 16 jaar gelden aanvullende regels:

  • Ouders of wettelijke vertegenwoordigers moeten in principe toestemming geven voor de hulpverlening aan kinderen tot 16 jaar.
  • Ouders hebben recht op inzage tot 16 jaar. Jongeren mogen pas vanaf hun 16e zelf beslissen hun ouders wel of niet inzage te geven.
  • Voor kinderen tot 12 jaar tekenen de ouders een toestemmingsverklaring als er met anderen (zoals de huisarts) gegevens moeten worden uitgewisseld. Kinderen van 12 tot 16 jaar moeten ook zelf mee tekenen.

Wanneer delen we gegevens?

Soms is het nodig om bij anderen gegevens over jou op te vragen, of jouw gegevens met anderen te delen. Dit doen we alleen wanneer je daarvoor toestemming geeft. We vragen dit dan aan jou en noteren in je dossier dat je hiervoor toestemming hebt gegeven. Als je dit wenst kun je ook een verklaring ondertekenen met wie we gegevens mogen uitwisselen. Denk bijvoorbeeld aan je huisarts.
Soms moeten we een uitzondering maken, en moeten we gegevens vastleggen of delen zonder jouw toestemming. Bijvoorbeeld wanneer jij of een ander in een ernstige situatie verkeert en er dringend hulp of bescherming nodig is, die alleen snel geregeld kan worden door bepaalde gegevens te delen. In zulke gevallen maken we altijd een zorgvuldige afweging, en we stellen je op de hoogte wanneer dit het geval is. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen de organisatie bepaalde gegevens tussen collega’s gedeeld worden, bijvoorbeeld om te overleggen wat de beste aanpak in jouw situatie is.

Om persoonlijke gegevens veilig per e-mail te kunnen versturen, maken wij gebruik van Zivver.

Bijzondere situaties

Wanneer er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn medewerkers gebonden aan een meldcode. Dit betekent dat ze verplicht zijn om signalen te bespreken en zo nodig te melden bij Veilig thuis. Daarnaast kunnen medewerkers signalen over jeugdigen melden in de zogenaamde Multisignaal Verwijsindex. Professionals van andere instellingen en organisaties kunnen daar ook signalen in zetten. Door de melding weten hulpverleners sneller of een kind of jongere al bekend is bij een collega. De persoonsgegevens worden geregistreerd, maar de registratie bevat geen inhoudelijke informatie. Voor vragen over ‘Multisignaal’ kun je terecht bij jouw hulpverlener.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy? Klik dan hier voor onze privacyverklaring. Heb je nog vragen? Stel ze aan jouw hulpverlener.